Registrerte personopplysninger i barnehage og skole - innsynsrett

Barnehage og skole registrerer kontaktopplysninger om barn og foresatte. Opplysningene registreres i fagsystemene Visma Barnehage (barnehage og SFO) og Visma Flyt Skole (VFS).

Målgruppe

Foresatt til barnehagebarn og skolebarn, samt elever i grunnskolen.

Kriterier/vilkår

Foresatte har innsynsrett i barnehagens og skolens registrerte opplysninger. Ønsker en innsyn, må en be om dette skriftlig.

Når et barn søker barnehageplass, registreres følgende opplysninger i fagsystemet Visma Barnehage:
- Barnets navn, adresse og fødselsnummer
- Foresattes navn, adresse, fødselsnummer, telefon og eventuelt e-postadresse dersom dette er oppgitt i barnehagesøknaden.
- Papirdokumentasjon for å få prioritet til barnehageplass eller redusert barnehagebetaling.

Skole

Ved innskriving i skolen registreres følgende opplysninger i fagsystemet VFS:
- Elevens navn, adresse, fødselsnummer
- Foresattes navn, adresse, fødselsnummer, telefon og e-postadresse. Denne informasjonen hentes fra folkeregisteret.

Ut fra opplysninger i VFS genereres brukerkontoer og tilgang til læringsplattformen Skooler og i Office 365. Fravær registreres i VFS. Når elevene får karakterer i ungdomsskolen, føres disse også inn i VFS. Karakterer og vitnemål skrives ut fra VFS.

Ved overgang til videregående skole sendes karakterer, elevens navn, fødselsnummer, basisgruppe og kontaktlærer til VIGO (system for å behandle søknader til videregående skoler).

SFO/skolefritidsordning

Ved søknad om SFO-plass registreres følgende opplysninger i VFS:
- Elevens navn, adresse og fødselsnummer
- Foresattes navn, adresse, fødselsnummer og e-postadresse.

Elevmapper

I tillegg til kontaktopplysninger er det i skolen opprettet elevmapper der ev. individuelle opplæringsplaner, sakkyndige vurderinger, hjelpetiltak av faglig og sosial karakter, rapporter om gitt spesialundervisning m.m. lagres. Elevmapper vil følge eleven ved skolebytte innen kommunen. Bare opplysninger som har betydning for elevens videre skolegang skal overføres. Opplysninger om oppførsel og disiplinære forhold ansees likevel ikke som nødvendig for elevens videre skolegang dersom ikke overføringen skyldes slike forhold. Slike opplysninger skal vanligvis ikke overføres til annen skole.

Ved flytting til en grunnskole i annen kommune eller til en privatskole, skal bare opplysningene som har betydning for elevens videre skolegang oversendes i kopi. Overføring av dokumenter med sensitive opplysninger krever samtykke av foresatte. Elevmapper kan ikke overføres til videregående skole.